Кадровий облік: право на найманих працівників
Легалізація діяльності міжнародного благодійного фонду через заснування на території України підконтрольних юридичних осіб чи організацій без статусу юридичної особи має безліч переваг. Зокрема, це можливість паритетної співпраці із локальними суб’єктами господарювання, відкриття банківських рахунків, легальне працевлаштування працівників, можливість залучення місцевих консультантів для здійснення діяльності відповідно до діючого законодавства, налагоджена співпраця із материнською організацією та податкові переваги.
Ведення кадрового обліку іноземним представництвом без статусу юридичної особи ідентичний як і для працівників юридичних осіб та ФОПів – резидентів України.
Відповідно до ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору кандидат на роботу має подати:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу:
- пластикова ID-картка з безконтактним електронним носієм;
- е-паспорт у мобільному застосунку Дія (Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» від 30.03.2021 № 1368-IX з 23 серпня 2021 року е-паспорт має таку саму юридичну силу, як пластикова ID-картка чи паперовий паспорт);
- трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування якщо є, або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків (пп. 70.12.1 ПКУ):
- у паперовій довідці;
- паперовому паспорті зі штампом ДПІ;
- мобільному застосунку Дія;
- ID-паспорті.
У випадках, передбачених законодавством, кандидат додатково подає наступні документи:
- освіту (спеціальність, кваліфікацію);
- про стан здоров’я;
- відповідний військово-обліковий документ (ці документи передбачені п. 20 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів від 30.12.2022 р. № 1478):
- для призовників – посвідчення про приписку до призовної дільниці;
- для військовозобов’язаних – військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного;
- для резервістів – військовий квиток.
- інші документи.
При цьому, не забуваємо, на всіх прийнятих на роботу працівників завчасно подати до податкової повідомлення про прийняття на роботу.
Отже, якщо в іноземній благодійній організації без статусу юридичної особи будуть наймані працівники, то їм відповідно нараховуватиметься та виплачуватиметься зарплата, а також будуть укладатися договори цивільно-правового характеру з особами на виконання певних робіт та послуг, то потрібно заповнювати і подавати щокварталу Об’єднану звітність.
Відповідно нараховувати/сплачувати ЄСВ та утримувати /сплачувати ПДФО та ВЗ у встановлені законодавством строки.
У разі, якщо іноземна благодійна організація працюватиме без найманих працівників, то вона й не повинна заповнювати та подавати Об’єднану звітність.
Крім того, іноземні представництва можуть працювати з підприємцями.
Про керівника
Положення представництва регулює аспекти роботи керівника. А обсяг повноважень керівника встановлюється довіреністю.
Також, оскільки представництво не є юридичною особою згідно законодавства України, будь-які правочини, вчинені керівником представництва з іншими організаціями, вважатимуться правочинами між юридичною особою – нерезидентом та такими організаціями, навіть якщо в преамбулі правочину як сторону вказано представництво.
При цьому керівник представництва діє на підставі доручення від іноземного суб’єкта господарської діяльності, оформлене згідно з законодавством країни, де офіційно зареєстровано іноземного суб’єкта господарської діяльності.
Таке доручення має бути нотаріально засвідчене за місцем їх видачі, легалізоване належним чином у консульських установах, які представляють інтереси України, якщо міжнародними договорами України не передбачено інше, а також має супроводжуватися перекладом на українську мову, який завіряється печаткою перекладача.
Враховуючи вищезазначене розуміємо, що керівник іноземного представництва працює за довіреністю. Тому, у разі, якщо на посаду керівника обирають нерезидента, йому не потрібно отримувати дозвіл на працевлаштування в Україні – законодавством передбачена службова картка працівника представництва іноземної компанії, для отримання якої необхідно значно менше витрат та часу. А для працівників – нерезидентів представництва можна отримати багаторазову візу.
Платник ЄСВ
Згідно з абз. 6 ст. 4 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі – Закон про ЄСВ) платниками єдиного внеску з числа роботодавців є, зокрема, філії, представництва та інші відокремлені підрозділи іноземних підприємств, установ та організацій (у тому числі міжнародні), розташовані на території України.
Які відповідно до п. 11 ч. 2 ст. 6 Закону про ЄСВ зобов’язані стати на облік у територіальному органі Пенсійного фонду як платники ЄСВ.
Узяття на облік роботодавців здійснюється Пенсійним фондом шляхом унесення відповідних відомостей до реєстру страхувальників. При цьому в ч. 1 ст. 5 Закону про ЄСВ уточнюється, що взяття на облік представництв та інших відокремлених підрозділів іноземних підприємств, на які не поширюється дія Закону про держреєстрацію, здійснюється не пізніше наступного робочого дня з дня отримання від них відповідної заяви. Фома заяви наведена в додатку 4 Порядку взяття на облік та зняття з обліку в органах Пенсійного фонду України платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування від 27.10.2010 р. № 21-6 (далі – Порядок № 21-6). Обов’язки платників єдиного внеску в них виникають з початку здійснення відповідної діяльності.
Отже, заява подається в 10-денний термін із дня реєстрації структурного осередку громадської (неурядової) організації зарубіжної держави (в даному випадку, іноземного представництва) в Україні за участі Міністерства юстиції України.
Заява іноземним представництвом подається в 10-денний термін із дня початку провадження відповідної діяльності або укладення трудового договору з найманим працівником чи укладення договору цивільно-правового характеру з фізичною особою.
Заяву подають разом з копіями документів, передбачених п. 4.3 Порядку № 21-6:
- рішення про створення представництва;
- свідоцтва про реєстрацію представництва іноземної держави в Україні;
- документа, виданого уповноваженим органом державної влади України, що засвідчує акредитацію на функціонування представництва нерезидента на території України;
- установчих документів.
Копії вищезазначених документів звіряються працівником органу Пенсійного фонду з їх оригіналами.
Які звіти слід подавати та сплачувати податки?
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон про бухгалтерський облік) зобов’язує вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність всіх юридичних осіб, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності.
При цьому, відповідно до ч. 3 ст. 11 Закон про бухгалтерський облік для непідприємницьких товариств (а благодійні організації саме такими і є) встановлюється скорочена за показниками фінансова звітність у складі балансу та звіту про фінансові результати.
Тож, фінзвітність мають подавати на умовах Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 25 «Спрощена фінансова звітність», затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 25.02.2000 № 39 (НП(С)БО 25).
Тобто, непідприємницькі товариства складають Фінансову звітність мікропідприємства (додаток 2 НП(С)БО 25), а саме баланс (Форма № 1-мс) та звіт про фінансові результати (форма № 2-мс).
Зрозуміло, що законодавством України визначено, що іноземна компанія здійснює діяльність на території України через свою філію відкриту на території України, тому така філія має складати та подавати фінансову, статистичну та іншу обов’язкову звітність в порядку, встановленому законодавством України.
А чи потрібно її подавати, розберемося.
Згідно з пп. «а» пп. 14.1.122 ПКУ нерезиденти – це, зокрема, іноземні компанії, організації, утворені відповідно до законодавства інших держав, їх зареєстровані (акредитовані або легалізовані) відповідно до законодавства України філії, представництва та інші відокремлені підрозділи з місцезнаходженням на території України.
Статтею 95 Цивільного кодексу України передбачено, що філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій; представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи. Філії та представництва не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення.
Починаючи з 01.01.2021 року, згідно з пп. 133.2.2 ПКУ, платниками податку на прибуток визначаються нерезиденти, які здійснюють господарську діяльність на території України через постійне представництво та/або отримують доходи із джерелом походження з України, та інші нерезиденти, на яких покладено обов’язок сплачувати податок у порядку, встановленому розділом ІІІ ПКУ.
Постійне представництво – постійне місце діяльності, через яке повністю або частково проводиться господарська діяльність нерезидента в Україні, зокрема: місце управління; філія; офіс; фабрика; майстерня; установка або споруда для розвідки природних ресурсів; шахта, нафтова/газова свердловина, кар’єр чи будь-яке інше місце видобутку природних ресурсів; склад або приміщення, що використовується для доставки товарів, сервер (пп. 14.1.193 ПКУ).
Окрім випадків, описаних в ПКУ, згідно з інформаційним листом ДПС № 20 від 30.04.2021 р. не призводить до утворення постійного представництва нерезидента державна реєстрація відокремлених підрозділів іноземних неурядових організацій, представництв, філій іноземних благодійних організацій.
Отже, стає зрозумілим, що діяльність філії іноземної благодійної організації нерезидента в Україні не підпадає під визначення «постійне представництво», наведене у пп. 14.1.193 ПКУ, тому такий нерезидент не зобов’язаний реєструватися платником податку на прибуток та подавати Податкову декларацію з податку на прибуток підприємств разом з фінансовою звітністю.
Своєю чергою, скасовано і подання звітів до органів статистики.
Проте, не забувайте контролювати зайнятість та працевлаштування осіб з інвалідністю, що мають додаткові гарантії, якщо матимете в штаті 8 і більше найманих працівників. При цьому, вже не потрібно подавати звіт за формою № ПОІ-10, оскільки з 06.11.2022 р. його скасовано Законом України «Про внесення змін до деяких законів України щодо захисту соціальних, трудових та інших прав фізичних осіб, у тому числі під час воєнного стану, та спрощення обліку робочих місць для осіб з інвалідністю» від 18.10.2022 р. № 2682-IX.
Таким чином, недержавна громадська організація без статусу юридичної особи може представляти і захищати інтереси своїх членів та інших людей. При цьому не потрібно вести фінансову документацію і звітувати до податкової інспекції, подавати державному реєстратору інформацію, що підтверджує відомості про організацію.
Інші податки
Також, до слава, згідно з пп. 14.1.139 ПКУ іноземне представництво, що не є постійним не вважають суб’єктом господарювання для цілей розділу V ПКУ в частині оподаткування ПДВ. Водночас таке представництво може бути платником інших загальнодержавних і місцевих податків, установлених статтями 9 та 10 ПКУ, у разі виконання відповідних вимог зі сплати кожного конкретного податку.