С 1 августа 2020 г. вступили в силу изменения в Закон об РРО, позволяющие применять программные РРО. Вообще программный РРО – это виртуальная аналогия обычного РРО, но есть между ними и некоторые отличия. Поговорим о том, как зарегистрировать и использовать программный РРО.
Что такое программный РРО
Понятие программного РРО (далее – ПРРО) определено в ст. 2 Закона об РРО (Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 № 265/95-ВР).
Если коротко, то это приложение, которое используется на любом устройстве (на смартфоне, планшете, ноутбуке и т.п.) и в котором фискальные функции реализованы через фискальный сервер налоговиков.
Эта программа предназначена для регистрации:
- расчетных операций при продаже товаров или оказании услуг. Это более распространенные операции, которые осуществляют торговцы продуктов и услуг;
- количества проданных товаров или оказанных услуг – в случае, если оплата за проданные товары или оказанные услуги уже была произведена раньше или будет произведена позже, то есть не в тот момент, когда покупатель получает товар или услугу;
- операций по торговле денежными ценностями в наличной форме. Это касается тех, кто занимается обменом наличной валюты;
- операций по приему наличных денег для выполнения платежных операций. Как правило, такие операции производят почтовые операторы и финансовые компании.
Больше информации о ПРРО можно получить на баннере ДПС, посвященном этой теме.
В таблице ниже сравним характеристики обычных и программных РРО.
Таблица
Сравнение программного и классического РРО
| Характеристики | Программный РРО | Классический РРО |
| Форма | Программа, которая может бать установлена на любой гаджет (смартфон, планшет, ноутбук) и которая регистрирует расчетные операции | Отдельное физическое устройство, предназначенное для одной цели – регистрации расчетных операций |
| Сфера использования | Использование ПРРО при оптовой и/или розничной торговле горючим запрещено, следовательно, ПРРО нельзя использовать на АЗС. Использование ПРРО при продаже алкоголя и табака разрешается | Можно использовать во всех сферах без ограничений |
| Затраты на приобретение и обслуживание | Согласно определению ПРРО в ст. 2 Закона об РРО налоговики должны обеспечить бизнесу бесплатную возможность использования ПРРО. Есть также ПРРО от негосударственных разработчиков, которые предлагаются за плату. ПРРО можно создать самостоятельно. ПРРО не нуждается в сервисном обслуживании | РРО нужно приобретать на рынке, бесплатные РРО государство не обеспечивает. РРО можно арендовать у другого лица или пользоваться чужим РРО безвозмездно, если взять его в ссуду. РРО требует сервисного обслуживания, а затем и дополнительных затрат на него и на расходные материалы (бумажную ленту) |
| Порядок формирования Z-отчетов | ПРРО может автоматически генерировать Z-отчеты. Необходимо ежедневно с помощью ПРРО создавать в электронной форме фискальные отчетные чеки и подавать их на фискальный сервер средствами телекоммуникации. | Кассир должен ежедневно печатать на РРО (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг)) Z-отчеты при совершении расчетных операций |
| Что делать в случае сбоев в работе РРО/ПРРО | Может исчезать связь между ПРРО и фискальным сервером. В таком случае операции могут проводиться через ПРРО в режиме офлайн, но не более 36 часов (полтора суток) за один раз и не более 168 часов (семь суток) в течение календарного месяца. Если ПРРО выходит из строя, то его нельзя применять для устранения неисправности, или следует пользоваться резервным ПРРО, который тоже был определенным образом зарегистрирован. |
РРО может выйти из строя или может исчезать электроэнергия. В обоих случаях РРО невозможно использовать по назначению, если у него нет автономного питания. РРО с автономным питанием не зависит от сбоев в сети. Не более 7 рабочих дней подряд можно использовать книги учета расчетных операций и расчетные квитанции, либо пользоваться резервным РРО (конечно, он должен быть зарегистрирован), либо не производить расчетные операции вообще |
| Кассовый чек | Можно выдавать покупателю бумажный и электронный чек. Последний можно отправить покупателю на электронную почту, мессенджеры (по желанию) или в формате QR-кода | Кассовый чек РРО предоставляется покупателю только в бумажной форме |
Как зарегистрировать программный РРО?
Чтобы начать работу с ПРРО, необходимо выполнить определенную последовательность действий.
Во-первых, нужно скачать с сайта ГНС бесплатное программное обеспечение – ПРРО от налоговиков или приобрести ПРРО у независимого поставщика и установить его на свое устройство. На рынке, в частности, предлагаются следующие ПРО:
- СОТА Касса https://sota-buh.com.ua/news/sota-kasa-prohramnyi-rro
- ПРРО от Fondy https://fondy.ua/ru/products/prro/
- ПРРО Cashalot https://cashalot.org.ua/
- Арт-Отчет ПРРО https://art-zvit.com.ua/art-zvit-pro/prr
- Poster с ПРРО https://joinposter.com/ru/programniy-rro – для ресторанного бизнеса
- СheckboxКасса https://checkbox.ua/checkbox-kasa и другие.
Можно даже создать свой ПРРО. Есть законодательно установленные требования для любого ПРРО – это обеспечение выполнения им фискальной функции через фискальный сервер контролирующего органа и обязательное включение ПРРО в реестр ПРРО. Если вы создадите собственный ПРРО и выполните эти условия, то сможете использовать его для регистрации расчетных операций.
Во-вторых, нужно зарегистрировать избранный ПРРО в ГНС. Для регистрации ПРРО подается заявление по форме №1-ПРРО. Заявление подается в электронном виде через электронный кабинет налогоплательщика или через единое окно представления отчетности. Если у налоговиков нет оснований для отказа в регистрации ПРРО, такому ПРРО будет присвоен фискальный номер, который включается в базу данных. Дата формирования фискального номера ПРРО и будет датой регистрации ПРРО.
Регистрация ПРРО занимает один или два рабочих дня. Налоговики присылают ответ о факте регистрации ПРРО в следующие сроки:
- в день получения регистрационного заявления по ф. №1-ПРРО, если такое заявление поступило не позднее 16.00 рабочего (операционного дня);
- не позднее следующего рабочего дня, если регистрационное заявление по ф. №1-ПРРО поступило после 16:00 рабочего (операционного дня).
Кроме того, для каждого ПРРО налоговики зарегистрируют стандартное количество фискальных номеров – две тысячи. Опционально при необходимости можно заказать и большее количество фискальных номеров, о чем делается отметка в заявлении 1-ПРРО. Эти номера затем будут присваиваться чекам ПРРО во время работы в режиме офлайн.
Можно не получать диапазон фискальных номеров в случае, если вы решили не использовать ПРРО в офлайн-режиме и не производить расчетные операции тогда, когда отсутствует связь между ПРРО и фискальным сервером.
О результатах обработки заявления 1-ПРРО налоговики предоставят заявителю информацию средствами Электронного кабинета или средствами телекоммуникаций:
- в день получения заявления, если такое заявление поступило не позднее 16:00 рабочего (операционного) дня;
- не позднее следующего рабочего дня, если заявление поступило после 16:00 рабочего (операционного) дня.
В-третьих, нужно получить квалификационную электронную подпись (КЭП) для ответственного лица (кассира или старшего кассира), которое будет работать с ПРРО. Без КЭП кассир не сможет заверить фискальный чек ПРРО. Далее нужно зарегистрировать этот КЭП кассира на фискальном сервере, подав сообщение о предоставлении информации о квалифицированном сертификате открытого ключа (форма F/J1391801).
Фискальный чек ПРРО можно заверять не только КЭП кассира, но и электронной печатью предприятия, на которое зарегистрирован ПРРО. КЭП кассира или старшего кассира содержит фамилию, имя и отчество кассира, соответственно, он может использоваться исключительно его владельцем. Поэтому по чеку можно быстро выяснить, какой именно кассир создал этот чек и когда.
Электронная печать для ПРРО регистрируется на предприятие или ФЛП. Ее преимущество в том, что ее могут использовать все посменно работающие кассиры, но есть и недостаток – нельзя будет определить по чеку, кто именно его создал. Это можно будет выяснить только на основании информации о том, кто работал в кассе в определенное время.
На ПРРО разрешается осуществлять вход и работать только тем кассирам, которые указаны в Сообщении о предоставлении информации о квалифицированном сертификате открытого ключа о кассире по форме J/F1391801.
В случае открытия смены на ПРРО одним кассиром, другой кассир не может совершить вход на такой ПРРО. Старший кассир нужен для того, чтобы в случае незакрытия смены другим кассиром или невозможности закрыть смену на ПРРО, можно было зайти в уже открытую смену другим кассиром и осуществить ее закрытие.
После успешной регистрации ПРРО и КЭП кассиров можно начинать работу с ПРРО. Нет никаких ограничений на одновременное использование ПРРО и классических РРО. Выбирайте такие варианты, которые удобны именно вам.
Как работать с программным РРО?
Прежде всего, ПРРО предназначен для работы в штатном онлайн-режиме:
- он регистрирует расчетные операции: ПРРО формирует электронный чек, посылает его на фискальный сервер, фискальный сервер присваивает чеку фискальный номер и посылает этот номер на ПРРО. После этого ПРРО выдает покупателю электронный или бумажный фискальный чек, являющийся расчетным документом;
- кассир, работающий с ПРРО, удостоверяет наложением своего КЭП или электронной печати предприятия такие события, как открытие изменения, проведение расчетной операции и создание Z-отчета, который автоматически посылается на фискальный сервер.
После передачи к фискальному серверу Z-отчета и получения соответствующего подтверждения от фискального сервера, его можно сохранить по желанию предприятия удобным для него способом, в частности, в виде файловых архивов на электронных носителях информации.
Z-отчеты следует хранить в электронной форме в течение срока, определенного п. 44.3 Налогового кодекса Украины (не менее 1095 дней со дня представления соответствующей отчетности, для составления которой использовались указанные документы). Это предусмотрено п. 6 главы 4 разд. II Порядка регистрации и ведения расчетных книг, книг учета расчетных операций, утвержденного приказом Минфина от 14.06.2016 г. №547.
Если связь между ПРРО и фискальным сервером исчезает, можно работать офлайн, но не более 36 часов за раз и не более 168 часов суммарно за календарный месяц. Для того чтобы иметь такую возможность, нужно было при регистрации ПРРО заказать определенное количество фискальных номеров – по умолчанию минимальное количество номеров – 2000, но можно заказать и больше. В таком режиме ПРРО будет формировать чеки без связи с сервером и присваивать им фискальные номера из порции, полученной от ГНС. В чеке обязательно должна быть отметка о проведении расчетной операции в офлайн-режиме.
В течение часа после возобновления связи все чеки, «набитые» в офлайн-режиме, ПРРО передаст фискальному серверу. На смену использованным номерам фискальный сервер предоставит новые. К примеру, ФЛП заказал 2000 фискальных номеров. В отсутствие связи ПРРО сформировал 560 чеков в офлайн-режиме, которые затем направил на сервер. Сервер принял эти чеки, а взамен направил 560 новых фискальных номеров, и у ФЛП снова есть 2000 фискальных номеров для использования в следующий раз.
Чеки, созданные в офлайн-режиме, должны быть переданы до момента передачи электронного фискального отчета, электронного фискального отчетного чека (Z-отчета) за день, когда были сформированы такие чеки.
В приложении к Порядку применения ПРРО №317 утверждено несколько форм, применяемых при работе с программным РРО. В частности, это:
форма №1-ПРРО «Заявление о регистрации программного регистратора расчетных операций». Используется для первичной регистрации ПРРО, внесения изменений и отмены регистрации ПРРО;
форма №2-ПРРО «Сообщение об обнаружении неисправности программного РРО». В случае, если ПРРО не работает, в течение дня следует подать это сообщение в ГНС;
форма №4-ПРРО «Сообщение о проведении расчетных операций в период отсутствия связи между программным регистратором расчетных операций и фискальным сервером». Это сообщение сохраняется на ПРРО до момента его передачи на фискальный сервер после восстановления связи между ПРРО и фискальным сервером.
Вот такие особенности регистрации и применения программных РРО. Их легче зарегистрировать, чем классический РРО, они требуют меньше затрат на их использование и могут использоваться в любой деятельности, кроме продажи топлива.
Если вам нужен совет или помощь в регистрации ПРРО и его использовании – обращайтесь к нам! Наши опытные специалисты помогут вам:
- заполнить регистрационное заявление для регистрации ПРРО;
- получить КЭП для кассиров или электронную печать для предприятия;
- начать работу по ПРРО;
- формировать и представлять отчетность о работе ПРРО;
- правильно выполнить все необходимые действия при отсутствии связи или выходе из строя ПРРО.