З 1 серпня 2020 р. набули чинності зміни до Закону про РРО, які дозволяють застосовувати програмні РРО. Взагалі, програмний РРО – це віртуальна аналогія звичайного РРО, але є між ними і деякі відмінності. Поговоримо про те, як зареєструвати та використовувати програмний РРО.
Що таке програмний РРО
Поняття програмного РРО (далі – ПРРО) визначено у ст. 2 Закону про РРО (Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР).
Якщо коротко, то ця програма, яка використовується на будь-якому пристрої (на смартфоні, планшеті, ноутбуці тощо) і в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер податківців.
Ця програма призначена для реєстрації:
- розрахункових операцій під час продажу товарів чи надання послуг. Це найбільш поширені операції, які здійснюють торговці товарів та послуг;
- кількості проданих товарів чи наданих послуг – у разі, якщо оплата за продані товари чи надані послуги вже була здійснена раніше або буде здійснена пізніше, тобто не в той момент, коли покупець отримує товар чи послугу;
- операцій з торгівлі грошовими цінностями у готівковій формі. Це стосується тих, хто займається обміном готівкової валюти;
- операцій щодо прийому готівки для виконання платіжних операцій. Як правило, такі операції здійснюють поштові оператори та фінансові компанії.
Більше інформації про ПРРО можна отримати на банері ДПС, присвяченому цій темі.
У таблиці нижче порівняємо показники стандартних і програмних РРО.
Таблиця
Порівняння програмного та класичного РРО
| Характеристики | Програмний РРО | Класичний РРО |
| Форма | Програма, яка може бути встановлена на будь-який гаджет (смартфон, планшет, ноутбук) і яка реєструє розрахункові операції | Особливий фізичний пристрій, призначений для однієї мети – реєстрації розрахункових операцій |
| Сфера використання | Використання ПРРО при оптовій та/або роздрібній торгівлі пальним заборонено, отже, ПРРО не можна використовувати на АЗС. Використання ПРРО під час продажу алкоголю та тютюну дозволяється | Можна використовувати у всіх сферах без обмежень |
| Витрати на придбання та обслуговування | Згідно з визначенням ПРРО у ст. 2 Закону про РРО податківці мають забезпечити бізнесу безоплатну можливість використання ПРРО. Є також ПРРО від недержавних розробників, які пропонуються за плату. ПРРО можна створити самостійно. ПРРО не потребує сервісного обслуговування | РРО потрібно купувати на ринку, безкоштовні РРО держава не забезпечує. РРО можна орендувати в іншої особи або користуватися чужим РРО безоплатно, якщо взяти його в позику. РРО вимагає сервісного обслуговування, а потім додаткових витрат на нього та на витратні матеріали (паперову стрічку) |
| Порядок формування Z-звітів | ПРРО може автоматично генерувати Z-звіти. Необхідно щодня за допомогою ПРРО створювати в електронній формі фіскальні звітні чеки та подавати їх на фіскальний сервер засобами телекомунікації. | Касир повинен щодня друкувати на РРО (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг)) Z-звіти під час здійснення розрахункових операцій |
| Що робити у разі збоїв у роботі РРО/ПРРО | Може зникати зв’язок між ПРРО та фіскальним сервером. У такому разі операції можуть проводитися через ПРРО в режимі офлайн, але не більше 36 годин (півтора доби) за один раз та не більше 168 годин (сім діб) протягом календарного місяця. Якщо ПРРО виходить з ладу, його не можна застосовувати для усунення несправності, або слід користуватися резервним ПРРО, який теж був певним чином зареєстрований. |
РРО може вийти з ладу або зникати електроенергія. В обох випадках РРО неможливо використовувати за призначенням, якщо у нього немає автономного живлення. РРО з автономним харчуванням залежить від збоїв у мережі. Не більше 7 робочих днів поспіль можна використовувати книги обліку розрахункових операцій та розрахункові квитанції, або користуватися резервним РРО (звичайно, він має бути зареєстрований), або не проводити розрахункові операції взагалі |
| Касовий чек | Можна видавати покупцеві паперовий та електронний чек. Останній можна надіслати покупцеві на електронну пошту, месенджери (за бажанням) або у форматі QR-коду | Касовий чек РРО надається покупцеві лише у паперовій формі |
Група компаній “Параграф” пропонує професійні бухгалтерські послуги в Києві. Завдяки надійному супроводу бізнесу будь-якого масштабу, компанія спеціалізується на веденні бухгалтерії, податковому плануванні та фінансовому консультуванні.
“Параграф” надає також бухгалтерські послуги в Харкові забезпечує підтримку підприємствам, допомагаючи оптимізувати витрати та забезпечити відповідність законодавчим вимогам. Завдяки багаторічному досвіду та висококваліфікованим фахівцям, компанія гарантує точність, своєчасність і бездоганну підтримку у сфері бухгалтерського обліку. “Параграф” є надійним партнером для тих, хто шукає бездоганний бухгалтерський облік і стабільність у фінансових справах.
Як зареєструвати програмний РРО?
Щоб розпочати роботу з ПРРО, необхідно виконати певну послідовність дій.
По-перше, потрібно завантажити з сайту ДПС безкоштовне програмне забезпечення – ПРРО від податківців або придбати ПРРО у незалежного постачальника та встановити його на свій пристрій. На ринку, зокрема, пропонуються такі ПРО:
- СОТА Каса https://sota-buh.com.ua/news/sota-kasa -prohramnyi-rro
- ПРРО від Fondy https://fondy.ua/ru/products/prro/
- ПРРО Cashalot https://cashalot.org.ua/
- Арт-Звіт ПРРО https://art-zvit.com.ua/art-zvit-pro /prr
- Poster з ПРРО https://joinposter.com/ru/programniy-rro – для ресторанного бізнесу
- СheckboxКаса https://checkbox.ua/checkbox-kasa та інші.
Можна навіть створити свій ПРРО. Є законодавчо встановлені вимоги для будь-якого ПРРО – забезпечення виконання ним фіскальної функції через фіскальний сервер контролюючого органу та обов’язкове включення ПРРО до реєстру ПРРО. Якщо ви створите власний ПРРО та виконаєте ці умови, то зможете використовувати його для реєстрації розрахункових операцій.
По-друге, потрібно зареєструвати обраний ПРРО у ДПС. Для реєстрації ПРРО подається заява за формою №1-ПРРО. Заява подається в електронному вигляді через електронний кабінет платника податків або через єдине вікно подання звітності. Якщо податківці не мають підстав для відмови у реєстрації ПРРО, такому ПРРО буде присвоєно фіскальний номер, який включається до бази даних. Дата формування фіскального номера ПРРО та буде датою реєстрації ПРРО.
Реєстрація ПРРО займає один або два робочі дні. Податківці надсилають відповідь про факт реєстрації ПРРО у наступні терміни:
- у день отримання реєстраційної заяви за ф. №1-ПРРО, якщо така заява надійшла не пізніше 16.00 робочого (операційного дня);
- не пізніше наступного робочого дня, якщо реєстраційна заява за ф. №1-ПРРО надійшло після 16:00 робочого (операційного дня).
Крім того, для кожного ПРРО податківці зареєструють стандартну кількість фіскальних номерів – дві тисячі. Опціонально за потреби можна замовити і більшу кількість фіскальних номерів, про що робиться відмітка в заяві 1-ПРРО. Ці номери потім присвоюватимуться чекам ПРРО під час роботи в режимі офлайн.
Можна не отримувати діапазон фіскальних номерів у випадку, якщо ви вирішили не використовувати ПРРО в офлайн-режимі і не проводити розрахункові операції тоді, коли відсутня зв’язок між ПРРО та фіскальним сервером.
Про результати опрацювання заяви 1-ПРРО податківці нададуть заявнику інформацію засобами Електронного кабінету або засобами телекомунікацій:
- у день отримання заяви, якщо така заява надійшла не пізніше 16:00 робочого (операційного) дня;
- не пізніше наступного робочого дня, якщо заява надійшла після 16:00 робочого (операційного) дня.
По-третє, потрібно отримати кваліфікаційний електронний підпис (КЕП) для відповідальної особи (касира або старшого касира), яка працюватиме із ПРРО. Без КЕП касир не зможе запевнити фіскальний чек ПРРО. Далі слід зареєструвати цей КЕП касира на фіскальному сервері, подавши повідомлення про надання інформації про кваліфікований сертифікат відкритого ключа (форма F/J1391801).
Фіскальний чек ПРРО можна завіряти не лише КЕП касира, а й електронним друком підприємства, на яке зареєстровано ПРРО. КЕП касира або старшого касира містить прізвище, ім’я та по батькові касира, відповідно він може використовуватися виключно його власником. Тому за чеком можна швидко з’ясувати, який саме касир створив цей чек і коли.
Електронний друк для ПРРО реєструється на підприємство або ФОП. Її перевага в тому, що її можуть використовувати всі касири, що позмінно працюють, але є і недолік – не можна буде визначити за чеком, хто саме його створив. Це можна буде з’ясувати лише на підставі інформації про те, хто працював у касі у певний час.
На ПРРО дозволяється здійснювати вхід та працювати лише тим касирам, які зазначені у Повідомленні про надання інформації про кваліфікований сертифікат відкритого ключа про касира за формою J/F1391801.
У разі відкриття зміни на ПРРО одним касиром інший касир не може здійснити вхід на такий ПРРО. Старший касир потрібен для того, щоб у разі незакриття зміни іншим касиром чи неможливості закрити зміну на ПРРО, можна було зайти у вже відкриту зміну іншим касиром та здійснити її закриття.
Після успішної реєстрації ПРРО та КЕП касирів можна розпочинати роботу з ПРРО. Немає жодних обмежень на одночасне використання ПРРО та класичних РРО. Вибирайте такі варіанти, які зручні саме вам.
Як працювати з програмним РРО?
Насамперед, ПРРО призначений для роботи в штатному онлайн-режимі:
- він реєструє розрахункові операції: ПРРО формує електронний чек, посилає його на фіскальний сервер, фіскальний сервер надає чеку фіскальний номер та посилає цей номер на ПРРО. Після цього ПРРО видає покупцю електронний чи паперовий фіскальний чек, який є розрахунковим документом;
- касир, який працює з ПРРО, засвідчує накладенням свого КЕП або електронного друку підприємства такі події, як відкриття зміни, проведення розрахункової операції та створення Z-звіту, який автоматично надсилається на фіскальний сервер.
Після передачі до фіскального серверу Z-звіту та отримання відповідного підтвердження від фіскального сервера, його можна зберегти за бажанням підприємства зручним для нього способом, зокрема, у вигляді файлових архівів на електронних носіях інформації.
Z-звіти слід зберігати в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 Податкового кодексу України (не менше ніж 1095 днів з дня подання відповідної звітності, для складання якої використовувалися зазначені документи). Це передбачено п. 6 глави 4 розд. ІІ Порядку реєстрації та ведення розрахункових книг, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547.
Якщо зв’язок між ПРРО та фіскальним сервером зникає, можна працювати офлайн, але не більше 36 годин за раз і не більше 168 годин сумарно за календарний місяць. Щоб мати таку можливість, потрібно було при реєстрації ПРРО замовити певну кількість фіскальних номерів – за замовчуванням мінімальну кількість номерів – 2000, але можна замовити і більше. У такому режимі ПРРО формуватиме чеки без зв’язку з сервером і надаватиме їм фіскальні номери з порції, отриманої від ДПС. У чеку обов’язково має бути позначка проведення розрахункової операції в офлайн-режимі.
Протягом години після відновлення зв’язку всі чеки, набиті в офлайн-режимі, ПРРО передасть фіскальному серверу. На зміну використаним номерам фіскальний сервер надасть нові. Наприклад, ФОП замовив 2000 фіскальних номерів. Без зв’язку ПРРО сформував 560 чеків в офлайн-режимі, які потім направив на сервер. Сервер прийняв ці чеки, а натомість направив 560 нових фіскальних номерів, і у ФОП знову є 2000 фіскальних номерів для використання наступного разу.
Чеки, створені в онлайн-режимі, повинні бути передані до моменту передачі електронного фіскального звіту, електронного фіскального звітного чека (Z-звіту) за день, коли були сформовані такі чеки.
У додатку до Порядку застосування ПРРО №317 затверджено кілька форм, які застосовуються під час роботи з програмним РРО. Зокрема, це:
форма №1-ПРРО «Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій». Використовується для первинної реєстрації ПРРО, внесення змін та скасування реєстрації ПРРО;
форма №2-ПРРО “Повідомлення про виявлення несправності програмного РРО”. Якщо ПРРО не працює, протягом дня слід подати це повідомлення до ДПС;
форма №4-ПРРО «Повідомлення про проведення розрахункових операцій у період відсутності зв’язку між програмним реєстратором розрахункових операцій та фіскальним сервером». Це повідомлення зберігається на ПРРО до моменту передачі на фіскальний сервер після відновлення зв’язку між ПРРО і фіскальним сервером.
Ось такі особливості реєстрації та застосування програмних РРО. Їх легше зареєструвати, ніж класичний РРО, вони вимагають менше витрат на їх використання та можуть використовуватись у будь-якій діяльності, крім продажу палива.
Якщо вам потрібна порада або допомога в реєстрації ПРРО та його використання – звертайтесь до нас! Наші досвідчені фахівці допоможуть вам:
- заповнити реєстраційну заяву для реєстрації ПРРО;
- отримати КЕП для касирів або електронний друк для підприємства;
- почати роботу з ПРРО;
- формувати та подавати звітність про роботу ПРРО;
- правильно виконати всі необхідні дії за відсутності зв’язку або виходу з ладу ПРРО.