Хто з приватних підприємців повинен вести облік товарних запасів у 2024 році

Порядок ведення товарного обліку у ФОП набрав чинності 26.11.2021 року. Проте не всі приватні підприємці повинні вести товарний облік. У цій статті розповімо про те, хто з ФОП зобов’язаний вести товарний облік, а хто – ні

Що говорить закон про товарний облік?

Обов’язок ведення обліку товарних запасів для ФОП визначений у п. 12 ст. 3 Закону про РРО[1]. Там написано, що суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції, зобов’язані «вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку».

Юридичні особи завжди ведуть бухгалтерський облік, який вони зобов’язані вести відповідно до Закону про бухоблік. Відповідно, в бухобліку відображаються також і товарні запаси, що належать юридичній особі.

Фізичні особи – підприємці не ведуть бухоблік, тому для них окремо передбачили порядок та форму ведення обліку товарних запасів, які затверджені наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496 (далі – Порядок № 496).

І юридичні особи, і приватні підприємці зобов’язані надати податківцям на початок проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), що підтверджують облік та походження товарних запасів, які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті). Це можуть бути такі документи:

• щодо інвентаризації товарних запасів,
• про отримання товарів від інших суб’єктів господарювання,
• на внутрішнє переміщення товарів,
• на списання товарів тощо.

Всі ці вимоги не поширюються на ФОП, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками ПДВ. Але є виключення: якщо ФОП-єдинники торгують трьома групами товарів (далі будемо називати їх ризиковими товарами):

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту,
• лікарські засоби та вироби медичного призначення,
• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння,

такі ФОП-єдинники повинні вести товарний облік та мати в наявності документи на товар, що в даний момент знаходиться на місці торгівлі.

Висновки:

• товарний облік ведуть не всі суб’єкти господарювання, а виключно ті, які здійснюють розрахункові операції;
• ФОП-єдинники та неплатники ПДВ звільнені від товарного обліку;
• всі ФОП, які торгують ризиковими товарами, ведуть товарний облік всіх товарів;
• до початку перевірки треба мати документи на весь товар, який перебуває на місці продажу на цей момент;
• юридичні особи ведуть товарний облік в складі бухгалтерського обліку;
• порядок товарного обліку для ФОП регламентований Порядком № 496.

Товари та розрахункові операції – дві головні умови ведення товарного обліку

Дві головні умови, за яких ФОП повинен вести товарний облік:

• ФОП здійснює виключно торгівлю товарами. Діяльність з надання послуг не вимагає товарного обліку. Якщо одночасно з послугами ФОП продає і товари, то він повинен вести товарний облік в частині, що стосується торгівлі товарами. Поняття «товари» включає в себе і готову продукцію, яку виробляє сам ФОП.
• ФОП продає товари за готівку або приймає платіжні картки – тобто здійснює розрахункові операції.

Відповідно, якщо ФОП не торгує товарами або не здійснює розрахункових операцій (не приймає готівку та платіжні картки) під час торгівлі товарами, такий ФОП не зобов’язаний вести товарний облік.

Розрахункові операції – це не тільки готівка, а ще й приймання платіжних карток за допомогою POS-терміналу у точці продажу  та інтернет-еквайринг, що підключений на сайті для дистанційних оплат. Платіжні картки можна приймати до оплати у точці продажу через POS-термінал або на сайті в мережі інтернет за допомогою спеціальної програми – платіжного віджету. Для встановлення POS-терміналу в магазині або платіжного віджету на сайті ФОП повинен самостійно звернутися до банка-еквайра і укласти з ним договір еквайрингу.

Безготівкові платежі, які ФОП отримує на свій рахунок у банку з номером в форматі IBAN без застосування POS-терміналу та інтернет-еквайрингу, до розрахункових операцій не належать. Тож якщо вся оплата за товари надходить на рахунок ФОП напряму від покупців, без залучення банка-еквайра, товарний облік вести не потрібно, тому що немає розрахункових операцій.

Як система оподаткування впливає на товарний облік у ФОП

Йдемо далі. Головні умови виконані, «наш» ФОП торгує товарами та приймає оплату готівкою і платіжними картками. Як тепер впливає на товарний облік система оподаткування цього ФОП?

Товарний облік повинні вести ФОП, які належать до таких платників податків:

• Всі ФОП на загальній системі – платники і неплатники ПДВ;
• Всі ФОП на єдиному податку 3-ї групи за ставкою 3% (платники ПДВ);
• Всі ФОП на єдиному податку 2-ї та 3-ї групи за ставкою 5%, які торгують ризиковими товарами.

Вже сама наявність у продажу ризикових товарів вимагає ведення товарного обліку в цілому по всіх товарах.

Наприклад, ФОП-єдинник має два магазини: в одному продається побутова техніка, а в іншому – товари для тварин. Через наявність магазину побутової техніки ФОП має вести товарний облік всіх товарів в обох магазинах.

Товарний облік не ведуть ФОП-єдинники, які одночасно:

• перебувають на єдиному податку 2 та 3-ї групи за ставкою 5% (неплатники ПДВ);
• не торгують ризиковими товарами взагалі.

ФОП-єдинники першої групи не ведуть товарний облік взагалі, навіть якщо у них у продажу є ризикові товари. Податківці у листі від 22.12.2021 р. N 28290/7/99-00-07-05-01-07  зауважили, що Порядок № 496 не поширює свою дію на платників єдиного податку першої групи. Вочевидь, це пов’язане з тим, що ФОП-єдинники першої групи звільнені від застосування РРО пунктом 296.10 ПКУ.

Аналогічні роз’яснення дають податківці у цьому відео від заступника начальника управління фактичних перевірок Департаменту податкового аудиту ДПС Романа Добрянського https://www.youtube.com/watch?v=KgmFQmCua5o

Приклади діяльності ФОП та товарний облік

І наостанок наведемо декілька прикладів щодо діяльності та системи оподаткування ФОП, яка вимагає або не вимагає ведення товарного обліку. У кожному прикладі наводимо головну причину, яка зумовлює ведення або неведення товарного обліку.

• ФОП на загальній системі, надає транспортно-експедиційні послуги, отримує оплату готівкою та переказами на рахунок – не веде товарний облік, тому що надає послуги і не торгує товарами. Будь-який ФОП, який надає послуги, не веде товарний облік;
• ФОП на загальній системі, торгує будь-якими товарами, в тому числі і ризиковими, отримує оплату готівкою, через POS-термінал та переказами на рахунок – веде товарний облік, тому що торгує товарами і здійснює розрахункові операції;
• ФОП-єдинник третьої групи за ставкою 3%, платник ПДВ, торгує будь-якими товарами, в тому числі і ризиковими, отримує оплату готівкою, через POS-термінал та переказами на рахунок – веде товарний облік, тому що торгує товарами і здійснює розрахункові операції;
• ФОП на загальній системі, веде оптову торгівлю будь-якими товарами, в тому числі і ризиковими, отримує оплату тільки переказами на рахунок – не веде товарний облік, тому що не здійснює розрахункових операцій;
• ФОП на загальній системі, вид діяльності – ресторан, в т.ч. торгує алкогольними напоями, отримує оплату готівкою, через POS-термінал та переказами на рахунок – веде товарний облік, тому що торгує товарами (готові страви, алкоголь) і здійснює розрахункові операції;
• ФОП-єдинник другої або третьої групи, неплатник ПДВ, вид діяльності – кафе, їдальня. Отримує оплату готівкою, через POS-термінал та переказами на рахунок – не веде товарний облік, тому що звільнений як платник єдиного податку і не торгує ризиковими товарами;
• ФОП- єдинник другої або третьої групи за ставкою 5%, неплатник ПДВ, виробляє та продає готову продукцію – вироби з малахіту та оніксу. Отримує оплату готівкою, через POS-термінал та інтернет-еквайринг. Веде товарний облік, тому що продає ризикові товари.
• ФОП-єдинник другої або третьої групи за ставкою 5%, неплатник ПДВ, ремонтує комп’ютери та мобільні телефони. Окремо від оплати за послуги ремонту отримує оплату за встановлені запасні частини, які належать до ризикових товарів. Отримує оплату готівкою та через POS-термінал. Веде товарний облік, тому що торгує запчастинами – ризиковими товарами.
• ФОП-єдинник другої групи виробляє та продає медичні та стоматологічні матеріали (коронки, протези). Отримує оплату готівкою та через POS-термінал. Веде товарний облік, тому що торгує медичними товарами – ризиковими товарами.
• ФОП-єдинник другої групи виробляє та продає медичні та стоматологічні матеріали (коронки, протези). Отримує оплату тільки на рахунок у банку. Не веде товарний облік, тому що не здійснює розрахункових операцій.
• ФОП-єдинник другої або третьої групи за ставкою 5%, неплатник ПДВ, торгує ветеринарними препаратами, отримує оплату готівкою та через POS-термінал в магазині – не веде товарний облік, тому що звільнений як платник єдиного податку і не торгує ризиковими товарами. Ветеринарні препарати не належать до лікарських засобів та виробів медичного призначення.
• ФОП-єдинник другої або третьої групи за ставкою 5%, неплатник ПДВ, виробляє та продає готову продукцію – галантерею, меблі, одяг, продукти харчування тощо. Отримує оплату готівкою, через POS-термінал та інтернет-еквайринг. Не веде товарний облік, тому що звільнений як платник єдиного податку і не торгує ризиковими товарами.

[1] Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР