8 найпоширеніших помилок, які допускають ФОП у бухгалтерії

Ви будете здивовані, але понад 70% підприємців в Україні припускаються помилок у веденні своїх доходів і витрат. І це не просто якісь дрібниці — податкова не пробачає. Неправильний облік — це штрафи, перевірки, нерви й навіть репутаційні втрати. А в бізнесі репутація — це все.

Тож якщо ви — ФОП і хочете спати спокійно, без податкових «сюрпризів», — прочитайте цю статтю. Ми зібрали головні помилки, яких припускаються підприємці, і дали прості поради, як цього уникнути.

Чому правильна бухгалтерія — це must-have для ФОП?

Це не просто «бумажки». Облік — це як навігатор для вашого бізнесу: допомагає зрозуміти, куди ви рухаєтесь, де втрачаєте гроші і як їх зекономити. Плюс, ви просто зобов’язані вести все по закону — інакше будуть проблеми.

Закон вимагає:

• мати книгу обліку доходів (а для деяких — ще й витрат),
• вчасно платити податки й збори,
• використовувати РРО (касовий апарат), якщо це потрібно.

Що загрожує за помилки?

• Фінансові санкції — штрафи, пені, донарахування.
• Юридичні проблеми — можуть навіть позбавити ліцензії чи, в окремих випадках, притягти до відповідальності.
• Погана репутація — особливо якщо співпрацюєте з юрособами чи надаєте послуги в B2B.

Помилка 1. Вибрали не ту систему оподаткування

Це як взути не ті черевики — спочатку здається, що зручно, а потім — мозолі й біль. Якщо ви вибрали не ту групу ФОП, це може призвести до:

• переплат або недоплат податків,
• штрафів,
• ускладнень при роботі з клієнтами чи контрагентами.

Враховуйте:

• скільки ви заробляєте,
• чим займаєтесь,
• чи маєте найманих працівників.

Якщо зрозуміли, що помилились — можна змінити групу, але не будь-коли, а до кінця календарного року.

Помилка 2. Забуваєте платити податки вчасно

Податкова не жартує. Не заплатили до 20 числа — штраф. А якщо ще й накопичиться кілька прострочень — можуть і рахунки заблокувати.

Що робити?

• ведіть календар платежів;
• сплачуйте єдиний податок і ЄСВ щомісяця;
• навіть якщо не було доходу — ЄСВ все одно сплачується (для стажу).

Помилка 3. Плутанина з книгою обліку доходів

Це як вести щоденник, але важливіше. Тут усе має бути чітко:

• записано вчасно,
• правильно зазначена дата отримання доходу,
• є підтвердження (чеки, договори).

Електронна книга — сучасне і зручне рішення. Паперову треба прошивати, нумерувати, не допускати закреслень.

Помилка 4. Не стежите за лімітом доходів

У кожної групи ФОП — свій річний ліміт. Якщо ви його перевищите, автоматично потрапите до вищої групи або навіть на загальну систему. А це — більше звітності, витрат і бюрократії.

Наприклад:

• для 1 групи — до 1 336 000 грн/рік,
• для 2 — до 6 672 000 грн,
• для 3 — до 9 336 000 грн.

Слідкуйте за доходами щомісяця, особливо ближче до кінця року.

Помилка 5. «Сирі» документи

Виписали акт без дати, без підпису, або чек, де не вказано суму? Це можуть просто не прийняти під час перевірки.

Що має бути:

• у рахунку — що, коли і за скільки ви зробили;
• в акті — хто, кому, коли й на яку суму;
• у чеку — дата, час, сума, дані продавця.

Помилка 6. Не зберігаєте документи на витрати

Без підтвердження ваші витрати — це просто слова. А податкова вимагає:

• рахунки, квитанції, договори, акти,
• зберігати щонайменше 3 роки (а деякі — до 5 років!).

Краще мати електронний архів: не загубиться, не вигорає, доступний у будь-який момент.

Помилка 7. Неправильне використання РРО

РРО (касовий апарат) — не для всіх обов’язковий, але якщо має бути, а ви ним не користуєтесь — проблеми забезпечені.

Коли обов’язковий:

• ФОП 2–3 групи, що працюють з готівкою;
• торгівля підакцизними товарами;
• інтернет-магазини.

Помилки з РРО: не зареєстрували, не видали чек, не вказали повні дані — усе це тягне за собою штрафи.

Помилка 8. Не слідкуєте за змінами в законодавстві

Бухгалтерські правила в Україні — як погода: можуть змінитися зненацька. І якщо не бути в курсі, можна «нарватися».

Де дізнаватись новини:

• сайт ДПС,
• Міністерство фінансів,
• професійні бухгалтерські групи та форуми.

Також варто час від часу консультуватися з фахівцем або використовувати сервіси для ФОП, де вам підкажуть, що і коли подавати.

Сучасні інструменти, які рятують

• Програми для ФОП: автоматизують усе — від обліку до звітності.
• Онлайн-кабінет платника податків: подаєте звіти, бачите платежі, листування з податковою.
• Онлайн-сервіси звітності (як-то «Сота», «M.E.Doc», «ФОП онлайн» тощо).

Бути ФОПом — це не тільки мати справу, а ще й розуміти бухгалтерію. Хоча б базово. Або — довірити це професіоналам.

Пам’ятайте:

• Помилки коштують дорого.
• Вчасна реакція — рятує від санкцій.
• Онлайн-бухгалтерія — ваш новий найкращий друг.

Хочете уникнути головного болю? Не економте на хорошому бухгалтері.