Що таке програмні РРО і як з ними працювати

С 1 августа 2020 г. вступили в силу изменения в Закон об РРО, позволяющие применять программные РРО. Вообще программный РРО – это виртуальная аналогия обычного РРО, но есть между ними и некоторые отличия. Поговорим о том, как зарегистрировать и использовать программный РРО.

Что такое программный РРО

Понятие программного РРО (далее – ПРРО) определено в ст. 2 Закона об РРО (Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 № 265/95-ВР).
Если коротко, то это приложение, которое используется на любом устройстве (на смартфоне, планшете, ноутбуке и т.п.) и в котором фискальные функции реализованы через фискальный сервер налоговиков.
Эта программа предназначена для регистрации:

  • расчетных операций при продаже товаров или оказании услуг. Это более распространенные операции, которые осуществляют торговцы продуктов и услуг;
  • количества проданных товаров или оказанных услуг – в случае, если оплата за проданные товары или оказанные услуги уже была произведена раньше или будет произведена позже, то есть не в тот момент, когда покупатель получает товар или услугу;
  • операций по торговле денежными ценностями в наличной форме. Это касается тех, кто занимается обменом наличной валюты;
  • операций по приему наличных денег для выполнения платежных операций. Как правило, такие операции производят почтовые операторы и финансовые компании.

Больше информации о ПРРО можно получить на баннере ДПС, посвященном этой теме.
В таблице ниже сравним характеристики обычных и программных РРО.
Таблица
Сравнение программного и классического РРО

 Характеристики Программный РРО Классический РРО
Форма Программа, которая может бать установлена на любой гаджет (смартфон, планшет, ноутбук) и которая регистрирует расчетные операции Отдельное физическое устройство, предназначенное для одной цели – регистрации расчетных операций
Сфера использования Использование ПРРО при оптовой и/или розничной торговле горючим запрещено, следовательно, ПРРО нельзя использовать на АЗС. Использование ПРРО при продаже алкоголя и табака разрешается Можно использовать во всех сферах без ограничений
Затраты на приобретение и обслуживание Согласно определению ПРРО в ст. 2 Закона об РРО налоговики должны обеспечить бизнесу бесплатную возможность использования ПРРО. Есть также ПРРО от негосударственных разработчиков, которые предлагаются за плату. ПРРО можно создать самостоятельно. ПРРО не нуждается в сервисном обслуживании РРО нужно приобретать на рынке, бесплатные РРО государство не обеспечивает. РРО можно арендовать у другого лица или пользоваться чужим РРО безвозмездно, если взять его в ссуду. РРО требует сервисного обслуживания, а затем и дополнительных затрат на него и на расходные материалы (бумажную ленту)
Порядок формирования Z-отчетов ПРРО может автоматически генерировать Z-отчеты. Необходимо ежедневно с помощью ПРРО создавать в электронной форме фискальные отчетные чеки и подавать их на фискальный сервер средствами телекоммуникации. Кассир должен ежедневно печатать на РРО (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг)) Z-отчеты при совершении расчетных операций
Что делать в случае сбоев в работе РРО/ПРРО Может исчезать связь между ПРРО и фискальным сервером. В таком случае операции могут проводиться через ПРРО в режиме офлайн, но не более 36 часов (полтора суток) за один раз и не более 168 часов (семь суток) в течение календарного месяца.
Если ПРРО выходит из строя, то его нельзя применять для устранения неисправности, или следует пользоваться резервным ПРРО, который тоже был определенным образом зарегистрирован.
РРО может выйти из строя или может исчезать электроэнергия. В обоих случаях РРО невозможно использовать по назначению, если у него нет автономного питания. РРО с автономным питанием не зависит от сбоев в сети.
Не более 7 рабочих дней подряд можно использовать книги учета расчетных операций и расчетные квитанции, либо пользоваться резервным РРО (конечно, он должен быть зарегистрирован), либо не производить расчетные операции вообще
Кассовый чек Можно выдавать покупателю бумажный и электронный чек. Последний можно отправить покупателю на электронную почту, мессенджеры (по желанию) или в формате QR-кода Кассовый чек РРО предоставляется покупателю только в бумажной форме

Как зарегистрировать программный РРО?

Чтобы начать работу с ПРРО, необходимо выполнить определенную последовательность действий.
Во-первых, нужно скачать с сайта ГНС бесплатное программное обеспечение – ПРРО от налоговиков или приобрести ПРРО у независимого поставщика и установить его на свое устройство. На рынке, в частности, предлагаются следующие ПРО:

Можно даже создать свой ПРРО. Есть законодательно установленные требования для любого ПРРО – это обеспечение выполнения им фискальной функции через фискальный сервер контролирующего органа и обязательное включение ПРРО в реестр ПРРО. Если вы создадите собственный ПРРО и выполните эти условия, то сможете использовать его для регистрации расчетных операций.
Во-вторых, нужно зарегистрировать избранный ПРРО в ГНС. Для регистрации ПРРО подается заявление по форме №1-ПРРО. Заявление подается в электронном виде через электронный кабинет налогоплательщика или через единое окно представления отчетности. Если у налоговиков нет оснований для отказа в регистрации ПРРО, такому ПРРО будет присвоен фискальный номер, который включается в базу данных. Дата формирования фискального номера ПРРО и будет датой регистрации ПРРО.
Регистрация ПРРО занимает один или два рабочих дня. Налоговики присылают ответ о факте регистрации ПРРО в следующие сроки:

  • в день получения регистрационного заявления по ф. №1-ПРРО, если такое заявление поступило не позднее 16.00 рабочего (операционного дня);
  • не позднее следующего рабочего дня, если регистрационное заявление по ф. №1-ПРРО поступило после 16:00 рабочего (операционного дня).

Кроме того, для каждого ПРРО налоговики зарегистрируют стандартное количество фискальных номеров – две тысячи. Опционально при необходимости можно заказать и большее количество фискальных номеров, о чем делается отметка в заявлении 1-ПРРО. Эти номера затем будут присваиваться чекам ПРРО во время работы в режиме офлайн.
Можно не получать диапазон фискальных номеров в случае, если вы решили не использовать ПРРО в офлайн-режиме и не производить расчетные операции тогда, когда отсутствует связь между ПРРО и фискальным сервером.
О результатах обработки заявления 1-ПРРО налоговики предоставят заявителю информацию средствами Электронного кабинета или средствами телекоммуникаций:

  • в день получения заявления, если такое заявление поступило не позднее 16:00 рабочего (операционного) дня;
  • не позднее следующего рабочего дня, если заявление поступило после 16:00 рабочего (операционного) дня.

В-третьих, нужно получить квалификационную электронную подпись (КЭП) для ответственного лица (кассира или старшего кассира), которое будет работать с ПРРО. Без КЭП кассир не сможет заверить фискальный чек ПРРО. Далее нужно зарегистрировать этот КЭП кассира на фискальном сервере, подав сообщение о предоставлении информации о квалифицированном сертификате открытого ключа (форма F/J1391801).
Фискальный чек ПРРО можно заверять не только КЭП кассира, но и электронной печатью предприятия, на которое зарегистрирован ПРРО. КЭП кассира или старшего кассира содержит фамилию, имя и отчество кассира, соответственно, он может использоваться исключительно его владельцем. Поэтому по чеку можно быстро выяснить, какой именно кассир создал этот чек и когда.
Электронная печать для ПРРО регистрируется на предприятие или ФЛП. Ее преимущество в том, что ее могут использовать все посменно работающие кассиры, но есть и недостаток – нельзя будет определить по чеку, кто именно его создал. Это можно будет выяснить только на основании информации о том, кто работал в кассе в определенное время.
На ПРРО разрешается осуществлять вход и работать только тем кассирам, которые указаны в Сообщении о предоставлении информации о квалифицированном сертификате открытого ключа о кассире по форме J/F1391801.
В случае открытия смены на ПРРО одним кассиром, другой кассир не может совершить вход на такой ПРРО. Старший кассир нужен для того, чтобы в случае незакрытия смены другим кассиром или невозможности закрыть смену на ПРРО, можно было зайти в уже открытую смену другим кассиром и осуществить ее закрытие.
После успешной регистрации ПРРО и КЭП кассиров можно начинать работу с ПРРО. Нет никаких ограничений на одновременное использование ПРРО и классических РРО. Выбирайте такие варианты, которые удобны именно вам.

Как работать с программным РРО?

Прежде всего, ПРРО предназначен для работы в штатном онлайн-режиме:

  • он регистрирует расчетные операции: ПРРО формирует электронный чек, посылает его на фискальный сервер, фискальный сервер присваивает чеку фискальный номер и посылает этот номер на ПРРО. После этого ПРРО выдает покупателю электронный или бумажный фискальный чек, являющийся расчетным документом;
  • кассир, работающий с ПРРО, удостоверяет наложением своего КЭП или электронной печати предприятия такие события, как открытие изменения, проведение расчетной операции и создание Z-отчета, который автоматически посылается на фискальный сервер.

После передачи к фискальному серверу Z-отчета и получения соответствующего подтверждения от фискального сервера, его можно сохранить по желанию предприятия удобным для него способом, в частности, в виде файловых архивов на электронных носителях информации.
Z-отчеты следует хранить в электронной форме в течение срока, определенного п. 44.3 Налогового кодекса Украины (не менее 1095 дней со дня представления соответствующей отчетности, для составления которой использовались указанные документы). Это предусмотрено п. 6 главы 4 разд. II Порядка регистрации и ведения расчетных книг, книг учета расчетных операций, утвержденного приказом Минфина от 14.06.2016 г. №547.

Если связь между ПРРО и фискальным сервером исчезает, можно работать офлайн, но не более 36 часов за раз и не более 168 часов суммарно за календарный месяц. Для того чтобы иметь такую возможность, нужно было при регистрации ПРРО заказать определенное количество фискальных номеров – по умолчанию минимальное количество номеров – 2000, но можно заказать и больше. В таком режиме ПРРО будет формировать чеки без связи с сервером и присваивать им фискальные номера из порции, полученной от ГНС. В чеке обязательно должна быть отметка о проведении расчетной операции в офлайн-режиме.
В течение часа после возобновления связи все чеки, «набитые» в офлайн-режиме, ПРРО передаст фискальному серверу. На смену использованным номерам фискальный сервер предоставит новые. К примеру, ФЛП заказал 2000 фискальных номеров. В отсутствие связи ПРРО сформировал 560 чеков в офлайн-режиме, которые затем направил на сервер. Сервер принял эти чеки, а взамен направил 560 новых фискальных номеров, и у ФЛП снова есть 2000 фискальных номеров для использования в следующий раз.
Чеки, созданные в офлайн-режиме, должны быть переданы до момента передачи электронного фискального отчета, электронного фискального отчетного чека (Z-отчета) за день, когда были сформированы такие чеки.

В приложении к Порядку применения ПРРО №317 утверждено несколько форм, применяемых при работе с программным РРО. В частности, это:
форма №1-ПРРО «Заявление о регистрации программного регистратора расчетных операций». Используется для первичной регистрации ПРРО, внесения изменений и отмены регистрации ПРРО;
форма №2-ПРРО «Сообщение об обнаружении неисправности программного РРО». В случае, если ПРРО не работает, в течение дня следует подать это сообщение в ГНС;
форма №4-ПРРО «Сообщение о проведении расчетных операций в период отсутствия связи между программным регистратором расчетных операций и фискальным сервером». Это сообщение сохраняется на ПРРО до момента его передачи на фискальный сервер после восстановления связи между ПРРО и фискальным сервером.
Вот такие особенности регистрации и применения программных РРО. Их легче зарегистрировать, чем классический РРО, они требуют меньше затрат на их использование и могут использоваться в любой деятельности, кроме продажи топлива.
Если вам нужен совет или помощь в регистрации ПРРО и его использовании – обращайтесь к нам! Наши опытные специалисты помогут вам:

  • заполнить регистрационное заявление для регистрации ПРРО;
  • получить КЭП для кассиров или электронную печать для предприятия;
  • начать работу по ПРРО;
  • формировать и представлять отчетность о работе ПРРО;
  • правильно выполнить все необходимые действия при отсутствии связи или выходе из строя ПРРО.